Přehled nápovědy k tématu 'gdpr'

Nápověda Slovensky Česky

 Další související témata: souhlasy žák zákonný zástupce e-mail pracoviště zdravotní pojišťovna přihláška

Kliknutím na článek zobrazíte jeho celý obsah. Chcete-li získat podrobnější a souvislejší nápovědu, najeďte na myší daný článek a stiskněte tlačítko Zobrazit v Nápovědě.

ÚVOD

Vážení uživatelé,

děkujeme, že jste si vybrali náš Informační systém základních uměleckých škol iZUŠ. Jeho hlavním cílem je ušetřit zaměstnancům ZUŠ práci, čas i finanční prostředky, nabídnout neocenitelné funkce elektronické administrace dokumentů a zlepšit komunikaci mezi školou, zákonnými zástupci a žáky. Největšími výhodami iZUŠ jsou snadná použitelnost, přehlednost a přístupnost odkudkoli prostřednictvím internetu. Více o výhodách iZUŠ se dozvíte na straně O iZUŠ.
O své údaje se nemusíte bát, s údaji nakládáme podle zákona č. 256/1992 Sb. o ochraně osobních údajů v informačních systémech, zákona č. 106/1999 Sb. o osobním přístupu k informacím,  zákona č. 101/2000 Sb. o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů a Obecného nařízení na ochranu osobních údajů (GDPR, EU 2016/679). Údaje chráníme vysokým stupněm zabezpečení, ukládáme je v šifrované podobě a každý den zálohujeme
Pružně reagujeme na legislativní změny a požadavky škol. O nových funkcích či úpravách stávajících funkcí vás pravidelně informujeme na straně Novinky. Tyto nové informace zapracováváme i do Uživatelské příručky, v níž se přehledně a rychle seznámíte se všemi funkcemi a možnostmi iZUŠ. Její aktuální podobu najdete vždy na straně Nápověda.

Popis jednotlivých kapitol:
  1. PRVNÍ KROKY V iZUŠ – pomohou vám s orientací v systému.
  2. ZAVÁDÍME iZUŠ – úkony jednotlivých skupin zaměstnanců.
  3. ŽIVOTNÍ SITUACE – zde naleznete odpovědi na různé otázky z vaší praxe.
  4. POPIS iZUŠ – STRANY A DOKUMENTY – strany a dokumenty detailně. Struktura této kapitoly odpovídá struktuře Informačního systému iZUŠ.
  5. ŠKOLA
  6. ZAMĚSTNANCI
  7. ŽÁCI
  8. PŘIHLÁŠKA DO ZUŠ
  9. SOUTĚŽE
  10. PORTÁL PRÁCE
  11. KONTAKT
  12. HLEDAT
  13. NASTAVENÍ
  14. NÁPOVĚDA
  15. SOUTĚŽE – (nápověda k systému EOS ZUŠ)
  16. DALŠÍ INFORMACE
Barevné puntíky zobrazené u jednotlivých článků Nápovědy vpravo znázorňují, pro koho je daný článek Nápovědy určený.
Puntíky jsou uvedeny v tomto pořadí (pětice a trojice puntíků):
ŽákZákonný zástupceZaměstnanecVedoucí pracovníkAdministrátor školyÚčetníZástupce řediteleŘeditel
Vybarvený puntík značí, že článek je určen pro tento typ uživatele. Pokud je prázdný, určen jemu není.

Kapitola šedou barvou – je určená jiné skupině uživatelů.
Pokud se Uživatel setká s údaji vyplněnými šedou barvou (napřv Osobních údajích žáka) – je to proto, že uživatelé typu Zaměstnanec, Zákonný zástupce nebo Žák nemohou tyto údaje měnit. 

Pro větší přehlednost jsou v Uživatelské příručce užity tyto symboly a barvy:
  • časté dotazy
  • tipy
  • tmavě červený text – cesty (umístění na stranách Informačního systému iZUŠ)
  • fialová barva – informace určené administrátorům a vedení školy
  • modrý text s podtržením – odkazy na strany v iZUŠ (v prohlížeči) 
  • modrý text s tečkováním – odkazy v rámci příručky 
  • Tlačítka 

Efektivním využitím iZUŠ získává škola a její pracovníci silný nástroj k zajištění pořádku v dokumentaci školy. Přejeme vám mnoho úspěchů v seznamování se s iZUŠ.
Rádi přivítáme i vaše podněty a připomínky k této Uživatelské příručce.

Váš tým iZUŠ 

Umístění v Nápovědě: 0. ÚVOD

Související témata: nápověda kapitola odkaz obsah vysvětlivky popisky orientace v Nápovědě přihláška GDPR

Automatické odhlášení

Když se vzdálíte od počítače a zapomenete se odhlásit, může přijít jiná osoba a pokračovat v iZUŠ pod vaším jménem. Z toho důvodu program obsahuje funkci automatického odhlášení po 60 minutách nečinnosti. Vždy, když se od počítače vzdalujete (byť jen na pár minut), odhlaste se. Dokumenty obsahují osobní údaje, které by mohla neoprávněná osoba zneužít. Přednastavenou dobu 60 minut pro automatické odhlášení si můžete změnit na straně Nastavení účtu.

Přednastavené  řádky z našeptávače (například kolegou použité přihlašovací jméno při přihlašování do iZUŠ) můžete smazat. Najeďte si kurzorem na nežádoucí text (podklad změní barvu) a poté stiskněte SHIFTDEL.  Nesmíte na danou položku kliknout – opravdu nad ni jen přesuňte kurzor (zůstane tak stále ve sloupci několika navrhovaných jmen), pak stiskněte kombinaci Shift + Delete a nabídka okamžitě zmizí.

Umístění v Nápovědě: 3. ŽIVOTNÍ SITUACE1. Vstup do iZUŠ › 6. Automatické odhlášení

Související témata: nečinnost gdpr automatické odhlášení

Ochrana osobních údajů v iZUŠ

Škola zpracovává na základě zvláštních právních předpisů osobní údaje nutné k identifikaci subjektu údajů a k plnění právních povinností stanovených právními předpisy v rámci oblastí spadajících do působnosti Školy, které jsou:

Školní matrika školy podle povahy její činnosti obsahuje tyto údaje o dítěti, žákovi nebo studentovi:
a) jméno a příjmení, rodné číslo, popřípadě datum narození, nebylo-li rodné číslo dítěti, žákovi nebo studentovi přiděleno, dále státní občanství, místo narození a místo trvalého pobytu, popřípadě místo pobytu na území České republiky podle druhu pobytu cizince nebo místo pobytu v zahraničí, nepobývá-li dítě, žák nebo student na území České republiky,
b) údaje o předchozím vzdělávání, včetně dosaženého stupně vzdělání,
c) obor, formu a délku vzdělávání, jde-li o střední a vyšší odbornou školu,
d) datum zahájení vzdělávání ve škole,
e) údaje o průběhu a výsledcích vzdělávání ve škole, vyučovací jazyk,
f) údaje o tom, zda je dítě, žák nebo student zdravotně postižen, včetně údaje o druhu postižení, nebo zdravotně znevýhodněn; popřípadě údaj o tom, zda je dítě, žák nebo student sociálně znevýhodněn, pokud je škole tento údaj zákonným zástupcem dítěte nebo nezletilého žáka nebo zletilým žákem či studentem poskytnut,
f) údaje o znevýhodnění dítěte, žáka nebo studenta uvedeném v § 16 odst. 9, údaje o podpůrných opatřeních poskytovaných dítěti, žákovi nebo studentovi školou v souladu s § 16, a o závěrech vyšetření uvedených v doporučení školského poradenského zařízení, (ustanovení nabude účinnosti dne 1. září 2016)
g) údaje o zdravotní způsobilosti ke vzdělávání a o zdravotních obtížích, které by mohly 
mít vliv na průběh vzdělávání,
h) datum ukončení vzdělávání ve škole; údaje o zkoušce, jíž bylo vzdělávání ve střední nebo vyšší odborné škole ukončeno,
i) jméno a příjmení zákonného zástupce, místo trvalého pobytu nebo bydliště, pokud nemá na území České republiky místo trvalého pobytu, a adresu pro doručování písemností, telefonické spojení

Zajištění a poskytnutí školního a mimoškolního vzdělávání:
- zpracování osobních údajů je nezbytné pro dodržení právní povinnosti Školy (viz zákon č. 561/2004 Sb., školský zákon, § 28, odst. 2, škola shromažďuje a zpracovává osobní údaje subjektu údajů v rozsahu:
jméno a příjmení, rodné číslo, popřípadě datum narození, nebylo-li rodné číslo dítěti, žákovi nebo studentovi přiděleno, dále státní občanství, místo narození a místo trvalého pobytu, popřípadě místo pobytu na území České republiky podle druhu pobytu cizince nebo místo pobytu v zahraničí, nepobývá-li dítě, žák nebo student na území České republiky. Dále údaje o předchozím vzdělávání, včetně dosaženého stupně vzdělání, obor, formu a délku vzdělávání, jde-li o střední a vyšší odbornou školu, datum zahájení vzdělávání ve škole, údaje o průběhu a výsledcích vzdělávání ve škole, vyučovací jazyk, údaje o znevýhodnění dítěte, žáka nebo studenta, údaje o mimořádném nadání, údaje o podpůrných opatřeních poskytovaných dítěti, žákovi nebo studentovi školou a o závěrech vyšetření uvedených v doporučení školského poradenského zařízení. Škola je také oprávněna zpracovávat údaje o zdravotní způsobilosti ke vzdělávání a o zdravotních obtížích, které by mohly mít vliv na průběh vzdělávání, dále datum ukončení vzdělávání ve škole, případně údaje o zkoušce, jíž bylo vzdělávání ve střední nebo vyšší odborné škole ukončeno.

Vyjma osobních údajů žáka má škola právní povinnost zpracovávat také osobní údaje zákonného zástupce žáka, a to v rozsahu: 
jméno a příjmení zákonného zástupce, místo trvalého pobytu nebo bydliště, pokud nemá na území České republiky místo trvalého pobytu, a adresu pro doručování písemností, telefonické spojení.

Nepovinné údaje, škola může sama v Nastavení školy vypnout. Pokud již škola nechce tyto údaje nadále evidovat, má možnost je u všech žáků nebo zákonných zástupců smazat:
E-mail žáka 
E-mail 1. zákonného zástupce 
E-mail 2. zákonného zástupce 
Datová schránka žáka 
Datová schránka 1. zákonného zástupce 
Datová schránka 2. zákonného zástupce 
Zdravotní pojišťovna žáka 
Pracoviště 1. zákonného zástupce 
Pracoviště 2. zákonného zástupce 
Povolání 1. zákonného zástupce 
Povolání 2. zákonného zástupce 
Tituly před jménem zletilého žáka 
Tituly za příjmením zletilého žáka 
Tituly před jménem 1. zákonného zástupce 
Tituly před jménem 2. zákonného zástupce 
Tituly za příjmením 1. zákonného zástupce 
Tituly za příjmením 2. zákonného zástupce

Osobní údaje zaměstnancůnezbytné pro fungování iZUŠ, vyplnění Výkazu S 24-01, apod.:
  • Datum zahájení a ukončení pracovního poměru (V ZUŠ od a V ZUŠ do). Jedině na základě těchto údajů umí iZUŠ rozlišit zda jde o současného, bývalého nebo budoucího zaměstnance. Škola zcela jistě tyto údaje o zaměstnancích má a zpracovává je. Není tedy důvod žádat další souhlas s jejich zpracováním.
  • Pohlaví zaměstnance je taktéž nezbytné pro správně vyplnění Výkazu o ZUŠ ("z toho ženy"). Navíc na mnoha dokumentech je realizována personalizace "učitel"/"učitelka". Pokud na pohlaví musí škola žádat souhlas zaměstnance, snad nebude problém si ho obstarat. Jinak nedokáže iZUŠ zajistit správnou funkčnost výše uvedeného.
  • Typ pracovního poměru je nezbytný pro správné vyplnění Výkazu o ZUŠ ("Externí učitelé"). Navíc pro správné fungování Docházky zaměstnanců.
  • Datum narození zaměstnance je nutné pro Dohodu o odpovědnosti, kdy je třeba identifikovat smluvní stranu. Pokud škola Dohodu o odpovědnosti nepoužívá, nemusí být tento údaj vyplněn, je nepovinný.
Osobní údaje zaměstnanců nepovinné, na souhlas zaměstnance:
  • Fotografie a podpisy jsou nepovinné, nemusí být vyplněny. V tom případě pouze nebude fotografie zobrazena na Průkazu zaměstnance a podpis se nevytiskne na Výpis z vysvědčení. Zaměstnanci tuto funkci využívají, nicméně pokud už nechtějí, je možné podpis smazat.
  • Údaj Začátek pedagogické praxe je nezbytný pro Výkaz o ZUŠ S24-01 ("z toho začínající"). Není však povinný, proto když ho škola nevyplní, bude mít pouze chybně vyplněný Výkaz, ale na další fungování iZUŠ to nebude mít vliv.
Osobní údaje jiných osob si do iZUŠ vkládá sama škola pro potřeby Evidence majetku. Pokud neuzavírá smlouvy s jinými osobami, nemusí je do iZUŠ vůbec vkládat a tuto funkci nevyužije.
Číslo bankovního účtu vkládá do iZUŠ škola. Potřebuje ho účetní při importu plateb z banky. Je možné ho smazat. Vyplněné číslo účtu však rozlišuje platby z banky od plateb v hotovosti.

Umístění v Nápovědě: 3. ŽIVOTNÍ SITUACE2. Úkony po celý rok5. Zásady ochrany osobních údajů (GDPR) › 1. Ochrana osobních údajů v iZUŠ

Související témata: GDPR

Aktualizace osobních údajů

  • Aktualizaci může provést jen oprávněná osoba.
  • V případě zaměstnance může své osobní údaje aktualizovat sám v Osobních údajích zaměstnance, případně o aktualizaci může požádat své nadřízené.
  • V případě žáka a zákonného zástupce může být jakákoliv změna provedena aktualizací údajů v elektronické Přihlášce do ZUŠ, případně žádostí podanou učiteli nebo jeho nadřízeným, aby aktualizaci provedli v Osobních údajích žáka.

Umístění v Nápovědě: 3. ŽIVOTNÍ SITUACE2. Úkony po celý rok5. Zásady ochrany osobních údajů (GDPR) › 7. Aktualizace osobních údajů

Související témata: gdpr změna úpravy nové informace

Zajištění ochrany osobních údajů v iZUŠ, dvoufázové přihlašování

Přihlašovací údaje
  • Nesdělovat nikomu své přihlašovací údaje (uživatelské jméno a heslo).
  • Pokud již někdo přihlašovací údaje zná, změnit si je (alespoň heslo).
  • Pro zmírnění rizika náhodného vyzrazení a použití přihlašovacích údajů neoprávněnou osobou (např. odezření při jejich zadávání), jednou za čas si změnit heslo (platí především pro uživatele s vyššími uživatelskými právy (např. ředitel má přístup k osobním údajům všech zaměstnanců, žáků i jejich zákonných zástupců).
  • Přihlašovací údaje si nemusíte pamatovat a stále znovu zadávat, můžete využít specializované aplikace pro uložení hesel (neplést si však s nezabezpečeným zapamatováním hesla v prohlížeči).
  • Délka hesla spolu s kombinací písmen a čísel nejsou jediným kritériem pro vymyšlení bezpečného hesla, na který byste měli brát zřetel. Pokud si nastavíte heslo “heslo123”, jedná se o slabé heslo, protože je velmi snadné jej uhodnout. Na druhou stranu nemusíte jít do extrému typu “m7sNGUfF%bJN#H”. Zvolte si heslo, které si budete dobře pamatovat, ale nenapadne nikoho jiného. Např. “housle1998Praha”, protože jste si koupili housle v roce 1998 v Praze. Málokdo ví, co, kdy a kde jste si koupili, a už vůbec, že jste si zrovna toto nastavili jako heslo do iZUŠ.
Uživatelská práva
  • Nedávejte uživatelům vyšší práva, než nezbytně potřebují (např. učitel nepotřebuje práva administrátora školy, stačí mu práva učitele).
  • Pokud již některý uživatel má vyšší práva, než potřebuje, snižte mu je.
  • U vedoucích pracovníků zvažte, zda ke všem podřízeným potřebují mít přístup, vidí totiž i všechny osobní údaje jejich žáků a zákonných zástupců.
Dvoufázové přihlašování
Nově můžete zvolit další bezpečnostní stupeň. V čem to spočívá?
Namísto pouhého uživatelského jména a hesla zadáte ještě Ověřovací kód (je zaslán na e-mail uživatele, který má v iZUŠ v Osobních údajích zaměstnance/žáka uveden). Teprve po zadání tohoto kódu je umožněn vstup do iZUŠ.
  • Nemusíte se bát, že se vám nějak proces přihlášení zkomplikuje.
  • Volba je zcela na vás, zda tento vyšší stupeň zabezpečení využijete či nikoliv.
  • Každý uživatel si může tento způsob zabezpečení zapnout v Nastavení uživatele použitím volby Dvoufázové přihlášení. Můžete si vybrat, zda bude Ověřovací kód vyžadován:
    • při každém přihlášení (nejvyšší stupeň zabezpečení),
    • jedenkrát denně,
    • jedenkrát za týden,
    • pouze jedenkrát za měsíc.
Jestliže chcete zůstat u stávajícího způsobu přihlašování, ponechejte volbu vypnuto.
Zrušení přístupu do iZUŠ
  • Bývalým zaměstnancům odeberte přístup do iZUŠ zrušením jejich uživatelského účtu.
  • Pokud to uznáte za vhodné, můžete zrušit přístup i bývalým žákům a jejich zákonným zástupcům (již nebudou moct nahlížet do svého Žákovského sešitu, kde jsou mimo jiné i osobní údaje jejich učitelů).
Tisk a export
  • Většinu dokumentů a údajů již nemusíte tisknout, postačuje jejich elektronická podoba v iZUŠ.
  • Nad tištěnými dokumenty nemáte takovou kontrolu, jako nad jejich elektronickou verzí v iZUŠ.
  • Stejná situace platí o exportu údajů např. do aplikace Word, Excel atd., kdy přicházíte o zabezpečení údajů.
  • Při nezbytném tisku nebo exportu zvažte, zda je nutné uvádět všechny osobní údaje, zda nebude postačovat jejich pseudonymizovaná podoba.
Odhlašování z iZUŠ
  • Nepodceňujte riziko, např. když se vzdálíte od počítače, může někdo jiný získat přístup do iZUŠ pod vaším uživatelským účtem.
  • Při každém odchodu od počítače se z iZUŠ odhlaste, nebo alespoň zamkněte Windows (klávesová zkratka Win+L).
  • Při vaší nečinnosti vás iZUŠ umí automaticky po nastavené době odhlásit, čímž bude znovu zabezpečen přístup do iZUŠ (bude nutné zadat heslo). Standardně nastavená doba automatického odhlášení je 60 minut, tuto dobu můžete zkrátit i prodloužit.
  • Nespoléhejte na automatické odhlášení a raději se odhlašujte ručně, protože čím déle je iZUŠ bez vašeho dozoru, tím více roste riziko zneužití vašeho uživatelského účtu a úniku osobních údajů.
  • Pokud údaje uniknou pod vaším uživatelským účtem, ponesete za jejich únik odpovědnost vy.

Umístění v Nápovědě: 3. ŽIVOTNÍ SITUACE2. Úkony po celý rok5. Zásady ochrany osobních údajů (GDPR) › 12. Zajištění ochrany osobních údajů v iZUŠ,…

Související témata: gdpr přihlášení změna úpravy heslo tisk odhlášení údaje dvoufázové bezpečnost automaticky e-mail

Další souhlasy se zpracováním osobních údajů

Uvádíme informace k dalším souhlasům se zpracováním osobních údajů:
Pro osobní údaje žáka a jeho zákonných zástupců, jejichž shromažďování v rámci dokumentace ZUŠ není výslovně umožněno zákonem (e-mailové adresy, zdravotní pojišťovna žáka, tituly, povolání a pracoviště zákonných zástupců aj.), je nutné získat tzv. Souhlas se zpracováním
Tento souhlas může vyplnit zákonný zástupce žáka, příp. zletilý žák sám, a to buď na Přihlášce do ZUŠ, nebo v případě stávajících žáků v Dokumentech žáka tzv. Souhlasy zákonných zástupců (v takovém případě přijde učiteli žáka e-mail o vyplnění souhlasu).

Souhlasy se zpracováním údajů jsou přednabízeny automaticky, není tedy nutné vytvářet je ručně na straně Nastavení souhlasů zákonných zástupců, tak jako tomu je u "klasických" souhlasů školy, jejichž znění si škola sama určuje (souhlasy s fotografováním, soutěžemi, výstavami apod.). Pro každý osobní údaj se vyplňuje samostatný souhlas se zpracováním. V případě vyjádření nesouhlasu je odpovídající osobní údaj automaticky smazán z Přihlášky do ZUŠ nebo z Osobních údajů žáka.

Chybějící vyjádření k souhlasům signalizuje na straně Žáci obvyklé oranžové podbarvení tlačítka Dokumenty. Osobní údaje, pro které je nutné souhlasy se zpracováním údajů shromažďovat, lze podle potřeb školy zcela vyřadit z Přihlášky do ZUŠ, jak bylo popsáno v Novince ze dne 14. 5. 2018. Také viz Nápověda.

Umístění v Nápovědě: 3. ŽIVOTNÍ SITUACE2. Úkony po celý rok5. Zásady ochrany osobních údajů (GDPR) › 14. Další souhlasy se zpracováním osobních…

Související témata: souhlasy gdpr žák zákonný zástupce e-mail pracoviště zdravotní pojišťovna přihláška

Zobrazování osobních údajů na Google

Je osobní zodpovědností každého uživatele, jak se svými osobními údaji zachází. Upozorňujeme, že nezveřejňujeme nic proti Vaší vůli ani neporušujeme pravidla o práci s osobními údaji.

Příklad: po zadání svého jména do internetového vyhledávače Google se zobrazí nějaký minulý odkaz z iZUŠ, např. z doby, kdy jste si zadali Poptávku práce.
V době, kdy tam ještě umístěn byl, si jej Google automaticky a zahrnul jej do svých výsledků vyhledávání. Je to automatický postup Google pro jakékoli informace dostupné na webu. Údaje si Google vyhledává sám, nepředáváme je, ani jsme k tomu nepředali žádné explicitní svolení. Výsledky vyhledávání na Googlu mají určitou setrvačnost oproti skutečnému obsahu webu. 

Pokud byste nabyli dojmu, že Vás Google poškozuje, že si nepřejete tyto údaje ve vyhledávači zobrazovat, obraťte se přímo na Google. Je třeba vzít v úvahu že odstranění odkazu z vyhledávání je možné pouze v případě, že jedná o citlivé údaje (čísla účtů atd.). 

Umístění v Nápovědě: 3. ŽIVOTNÍ SITUACE2. Úkony po celý rok5. Zásady ochrany osobních údajů (GDPR) › 16. Zobrazování osobních údajů na Google

Související témata: GDPR Google citlivé údaje vyhledávač osobní odstranit internet web

Vytvořeno pomocí iZUŠ (www.izus.cz)

Středa 16. října 2019