Přehled nápovědy k tématu 'GDPR'

Nápověda Slovensky Česky

 Další související témata: nápověda kapitola odkaz obsah vysvětlivky popisky orientace v Nápovědě přihláška

Kliknutím na článek zobrazíte jeho celý obsah. Chcete-li získat podrobnější a souvislejší nápovědu, najeďte na myší daný článek a stiskněte tlačítko Zobrazit v Nápovědě.

ÚVOD

Vážení uživatelé,

děkujeme, že jste si vybrali náš Informační systém základních uměleckých škol iZUŠ. Jeho hlavním cílem je ušetřit zaměstnancům ZUŠ práci, čas i finanční prostředky, nabídnout neocenitelné funkce elektronické administrace dokumentů a zlepšit komunikaci mezi školou, zákonnými zástupci a žáky. Největšími výhodami iZUŠ jsou snadná použitelnost, přehlednost a přístupnost odkudkoli prostřednictvím internetu. Více o výhodách iZUŠ se dozvíte na straně O iZUŠ.
O své údaje se nemusíte bát, s údaji nakládáme podle zákona č. 256/1992 Sb. o ochraně osobních údajů v informačních systémech, zákona č. 106/1999 Sb. o osobním přístupu k informacím,  zákona č. 101/2000 Sb. o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů a Obecného nařízení na ochranu osobních údajů (GDPR, EU 2016/679). Údaje chráníme vysokým stupněm zabezpečení, ukládáme je v šifrované podobě a každý den zálohujeme
Pružně reagujeme na legislativní změny a požadavky škol. O nových funkcích či úpravách stávajících funkcí vás pravidelně informujeme na straně Novinky. Tyto nové informace zapracováváme zde do Uživatelské příručky, kde se přehledně a rychle seznámíte se všemi funkcemi a možnostmi iZUŠ. Její aktuální podobu najdete vždy na straně Nápověda.

Popis jednotlivých kapitol:

  1. PRVNÍ KROKY V iZUŠ – pomohou vám s orientací v systému
  2. ZAVÁDÍME iZUŠ – úkony jednotlivých skupin zaměstnanců
  3. ŽIVOTNÍ SITUACE – zde naleznete odpovědi na různé otázky z vaší praxe
  4. POPIS iZUŠ – STRANY A DOKUMENTY – strany a dokumenty detailně. Struktura této kapitoly odpovídá struktuře Informačního systému iZUŠ
  5. ŠKOLA
  6. ZAMĚSTNANCI
  7. ŽÁCI
  8. PŘIHLÁŠKA DO ZUŠ
  9. SOUTĚŽE
  10. PORTÁL PRÁCE
  11. KONTAKT
  12. HLEDAT
  13. NASTAVENÍ
  14. NÁPOVĚDA
  15. SOUTĚŽE – (nápověda k systému EOS ZUŠ)
  16. DALŠÍ INFORMACE

Kapitola šedou barvou – je určená jiné skupině uživatelů.

Barevné puntíky zobrazené u jednotlivých článků Nápovědy vpravo znázorňují, pro koho je daný článek Nápovědy určený.
Puntíky jsou uvedeny v tomto pořadí (pětice a trojice puntíků):
Žák, Zákonný zástupce, Zaměstnanec, Vedoucí pracovníkAdministrátor školyÚčetníZástupce ředitele, Ředitel
Vybarvený puntík značí, že článek je určen pro tento typ uživatele. Pokud je prázdný, určen jemu není.

Pro větší přehlednost jsou v Uživatelské příručce užity tyto symboly a barvy:
  • časté dotazy
  • tipy
  • tmavě červený text – cesty (umístění na stranách Informačního systému iZUŠ)
  • fialová barva – informace určené administrátorům a vedení školy
  • modrý text s podtržením – odkazy na strany v iZUŠ (v prohlížeči) 
  • modrý text s tečkováním – odkazy v rámci příručky 
  • Tlačítka 

Efektivním využitím iZUŠ získává škola a její pracovníci silný nástroj k zajištění pořádku v dokumentaci školy. Přejeme vám mnoho úspěchů v seznamování se s iZUŠ.

Rádi přivítáme i vaše podněty a připomínky k této Uživatelské příručce.

Váš tým iZUŠ 

Umístění v Nápovědě: 0. ÚVOD

Související témata: nápověda kapitola odkaz obsah vysvětlivky popisky orientace v Nápovědě přihláška GDPR

Odhlašování z iZUŠ

  • Nepodceňujte riziko, např. když se vzdálíte od počítače, může někdo jiný získat přístup do iZUŠ pod vaším uživatelským účtem.
  • Při každém odchodu od počítače se z iZUŠ odhlaste, nebo alespoň zamkněte Windows (klávesová zkratka Win+L).
  • Při vaší nečinnosti vás iZUŠ umí automaticky po nastavené době odhlásit, čímž bude znovu zabezpečen přístup do iZUŠ (bude nutné zadat heslo). Standardně nastavená doba automatického odhlášení je 60 minut, tuto dobu můžete zkrátit i prodloužit.
  • Nespoléhejte na automatické odhlášení a raději se odhlašujte ručně, protože čím déle je iZUŠ bez vašeho dozoru, tím více roste riziko zneužití vašeho uživatelského účtu a úniku osobních údajů.
  • Pokud údaje uniknou pod vaším uživatelským účtem, ponesete za jejich únik odpovědnost vy.

Umístění v Nápovědě: 3. ŽIVOTNÍ SITUACE1. Vstup do iZUŠ › 5. Odhlašování z iZUŠ

Související témata: gdpr odhlášení heslo ochrana bezpečnost údaje

Aktualizace osobních údajů

  • Aktualizaci může provést jen oprávněná osoba.
  • V případě zaměstnance může své osobní údaje aktualizovat sám v Osobních údajích zaměstnance, případně o aktualizaci může požádat své nadřízené.
  • V případě žáka a zákonného zástupce může být jakákoliv změna provedena aktualizací údajů v elektronické Přihlášce do ZUŠ, případně žádostí podanou učiteli nebo jeho nadřízeným, aby aktualizaci provedli v Osobních údajích žáka.

Umístění v Nápovědě: 3. ŽIVOTNÍ SITUACE2. Úkony po celý rok5. Zásady ochrany osobních údajů (GDPR) › 6. Aktualizace osobních údajů

Související témata: gdpr změna úpravy nové informace

Zajištění ochrany osobních údajů v iZUŠ

Přihlašovací údaje
  • Nesdělovat nikomu své přihlašovací údaje (uživatelské jméno a heslo).
  • Pokud již někdo přihlašovací údaje zná, změnit si je (alespoň heslo).
  • Pro zmírnění rizika náhodného vyzrazení a použití přihlašovacích údajů neoprávněnou osobou (např. odezření při jejich zadávání), jednou za čas si změnit heslo (platí především pro uživatele s vyššími uživatelskými právy (např. ředitel má přístup k osobním údajům všech zaměstnanců, žáků i jejich zákonných zástupců).
  • Přihlašovací údaje si nemusíte pamatovat a stále znovu zadávat, můžete využít specializované aplikace pro uložení hesel (neplést si však s nezabezpečeným zapamatováním hesla v prohlížeči).
  • Délka hesla spolu s kombinací písmen a čísel nejsou jediným kritériem pro vymyšlení bezpečného hesla, na který byste měli brát zřetel. Pokud si nastavíte heslo “heslo123”, jedná se o slabé heslo, protože je velmi snadné jej uhodnout. Na druhou stranu nemusíte jít do extrému typu “m7sNGUfF%bJN#H”. Zvolte si heslo, které si budete dobře pamatovat, ale nenapadne nikoho jiného. Např. “housle1998Praha”, protože jste si koupili housle v roce 1998 v Praze. Málokdo ví, co, kdy a kde jste si koupili, a už vůbec, že jste si zrovna toto nastavili jako heslo do iZUŠ.
Uživatelská práva
  • Nedávejte uživatelům vyšší práva, než nezbytně potřebují (např. učitel nepotřebuje práva administrátora školy, stačí mu práva učitele).
  • Pokud již některý uživatel má vyšší práva, než potřebuje, snižte mu je.
  • U vedoucích pracovníků zvažte, zda ke všem podřízeným potřebují mít přístup, vidí totiž i všechny osobní údaje jejich žáků a zákonných zástupců.
Dvoufázové přihlašování
Nově můžete zvolit další bezpečnostní stupeň. V čem to spočívá?
Namísto pouhého uživatelského jména a hesla zadáte ještě Ověřovací kód (je zaslán na e-mail uživatele, který má v iZUŠ v Osobních údajích zaměstnance/žáka uveden). Teprve po zadání tohoto kódu je umožněn vstup do iZUŠ.
  • Nemusíte se bát, že se vám nějak proces přihlášení zkomplikuje.
  • Volba je zcela na vás, zda tento vyšší stupeň zabezpečení využijete či nikoliv.
  • Každý uživatel si může tento způsob zabezpečení zapnout v Nastavení uživatele použitím volby Dvoufázové přihlášení. Můžete si vybrat, zda bude Ověřovací kód vyžadován:
    • při každém přihlášení (nejvyšší stupeň zabezpečení),
    • jedenkrát denně,
    • jedenkrát za týden,
    • pouze jedenkrát za měsíc.
Jestliže chcete zůstat u stávajícího způsobu přihlašování, ponechejte volbu vypnuto.
Zrušení přístupu do iZUŠ
  • Bývalým zaměstnancům odeberte přístup do iZUŠ zrušením jejich uživatelského účtu.
  • Pokud to uznáte za vhodné, můžete zrušit přístup i bývalým žákům a jejich zákonným zástupcům (již nebudou moct nahlížet do svého Žákovského sešitu, kde jsou mimo jiné i osobní údaje jejich učitelů).
Tisk a export
  • Většinu dokumentů a údajů již nemusíte tisknout, postačuje jejich elektronická podoba v iZUŠ.
  • Nad tištěnými dokumenty nemáte takovou kontrolu, jako nad jejich elektronickou verzí v iZUŠ.
  • Stejná situace platí o exportu údajů např. do aplikace Word, Excel atd., kdy přicházíte o zabezpečení údajů.
  • Při nezbytném tisku nebo exportu zvažte, zda je nutné uvádět všechny osobní údaje, zda nebude postačovat jejich pseudonymizovaná podoba.
Odhlašování z iZUŠ
  • Nepodceňujte riziko, např. když se vzdálíte od počítače, může někdo jiný získat přístup do iZUŠ pod vaším uživatelským účtem.
  • Při každém odchodu od počítače se z iZUŠ odhlaste, nebo alespoň zamkněte Windows (klávesová zkratka Win+L).
  • Při vaší nečinnosti vás iZUŠ umí automaticky po nastavené době odhlásit, čímž bude znovu zabezpečen přístup do iZUŠ (bude nutné zadat heslo). Standardně nastavená doba automatického odhlášení je 60 minut, tuto dobu můžete zkrátit i prodloužit.
  • Nespoléhejte na automatické odhlášení a raději se odhlašujte ručně, protože čím déle je iZUŠ bez vašeho dozoru, tím více roste riziko zneužití vašeho uživatelského účtu a úniku osobních údajů.
  • Pokud údaje uniknou pod vaším uživatelským účtem, ponesete za jejich únik odpovědnost vy.

Umístění v Nápovědě: 3. ŽIVOTNÍ SITUACE2. Úkony po celý rok5. Zásady ochrany osobních údajů (GDPR) › 10. Zajištění ochrany osobních údajů v iZUŠ

Související témata: gdpr přihlášení změna úpravy heslo tisk odhlášení údaje dvoufázové bezpečnost automaticky e-mail

Další souhlasy se zpracováním osobních údajů

Uvádíme informace k dalším souhlasům se zpracováním osobních údajů:
Pro osobní údaje žáka a jeho zákonných zástupců, jejichž shromažďování v rámci dokumentace ZUŠ není výslovně umožněno zákonem (e-mailové adresy, zdravotní pojišťovna žáka, tituly, povolání a pracoviště zákonných zástupců aj.), je nutné získat tzv. Souhlas se zpracováním. Tento souhlas může vyplnit zákonný zástupce žáka, příp. zletilý žák sám, a to buď na Přihlášce do ZUŠ, nebo v případě stávajících žáků v dokumentu žáka Souhlasy zákonných zástupců (v takovém případě přijde třídnímu učiteli žáka e-mail o vyplnění souhlasu).

Souhlasy se zpracováním údajů jsou přednabízeny automaticky, není tedy nutné vytvářet je ručně na straně Nastavení souhlasů zákonných zástupců, tak jako tomu je u "klasických" souhlasů školy, jejichž znění si škola sama určuje (souhlasy s fotografováním, soutěžemi, výstavami apod.). Pro každý osobní údaj se vyplňuje samostatný souhlas se zpracováním. V případě vyjádření nesouhlasu je odpovídající osobní údaj automaticky smazán z Přihlášky do ZUŠ nebo z Osobních údajů žáka.

Chybějící vyjádření k souhlasům signalizuje na straně Žáci obvyklé oranžové podbarvení tlačítka Dokumenty. Osobní údaje, pro které je nutné souhlasy se zpracováním údajů shromažďovat, lze zcela vyřadit z Přihlášky do ZUŠ, jak bylo popsáno v Novince ze dne 14. 5. 2018. Také viz Nápověda.

Umístění v Nápovědě: 3. ŽIVOTNÍ SITUACE2. Úkony po celý rok5. Zásady ochrany osobních údajů (GDPR) › 12. Další souhlasy se zpracováním osobních…

Související témata: souhlasy gdpr žák zákonný zástupce e-mail pracoviště zdravotní pojišťovna přihláška

Souhlasy zaměstnanců

Pro školy se zapnutou funkcí Souhlasy zákonných zástupců jsme spustili analogickou funkci Souhlasy zaměstnanců. Jednotlivé souhlasy lze definovat v Nastavení souhlasů zaměstnanců. Zaměstnanci se vyjadřují k souhlasu prostřednictvím dokumentu zaměstnance Souhlasy zaměstnance. 
Na straně Zaměstnanci jsou zaměstnanci bez vyplněných souhlasů zvýrazněni oranžovým podbarvením tlačítka  Dokumenty, příp. lze vyplnění souhlasů ověřit pomocí Filtrů a hledání a zobrazit si jen ty zaměstnance, kteří nesouhlasili.

Umístění v Nápovědě: 6. ZAMĚSTNANCI2. Dokumenty zaměstnance (Moje Dokumenty) › 12. Souhlasy zaměstnanců

Související témata: souhlasy GDPR osobní údaje dokument

Vytvořeno pomocí iZUŠ (www.izus.cz)

Pondělí 21. ledna 2019